arvato services healthcare bietet im Rahmen der End-to-End-Lösungen auch das Debitorenmanagement an. Dieses wird individuell den Anforderungen des Kunden angepasst und vollständig in die bestehenden IT-Systeme integriert.

Zertifizierte Prozesse

Die von arvato aufgesetzten Prozesse entsprechen den hohen Anforderungen von Sarbanes Oxley sowie den SAS 70 Richtlinien und sind durch mehrere externe Sarbanes Oxley Audits geprüft. arvato ist außerdem bereits seit 2 Jahren PCI zertifiziert und wird auf der offiziellen Seite von VISA als zertifizierter Payment Service Provider geführt.

Dies bedeutet, dass sowohl die gemeinsam mit dem Kunden definierten Prozesse als auch die Systemlandschaft den hohen Anforderungen der Kreditkartenfirmen entsprechen. arvato services healthcare wird dabei auf der höchsten Stufe als Payment-Service Provider Level 1 eingestuft und muss dementsprechend die höchsten Anforderungen erfüllen und die umfangreichsten Prüfungen durchlaufen.

Debitorenmanagement

Das von arvato services healthcare angebotene Debitorenmanagement umfasst die Rechnungsstellung, die Verbuchung von Zahlungseingängen, Kontenpflege, die Bearbeitung von Klärfällen mit Kunden oder Banken, das Mahnwesen, sowie das Monatsabschlussreporting für den Kunden. Die Rechnungsstellung erfolgt im Namen und Auftrag des Kunden. Die Rechnungen werden mit den notwendigen offiziellen Daten des Kunden versehen und in Layout und Inhalt mit dem Kunden individuell abgestimmt.

Optimale Vernetzung mit internationalen Banken

arvato services healthcare arbeitet für seine Kunden bereits mit zahlreichen internationalen Banken zusammen. Unsere Kunden halten ihre dedizierten Bankkonten bei internationalen Banken in den folgenden Währungen: EUR, USD, GBP, CHF, NOK, SEK, DKK, ZAR. Die Anbindung an die Banken erfolgt teilweise über Multicash oder über Online Banking Tools der jeweiligen Bank. Momentan verwaltet und verbucht arvato über 70 Bankkonten für seine Kunden in den verschiedenen Währungen. Angebundene Banken sind unter anderem Commerzbank, Citibank, Bank of Ireland, Bank of America, ABN, Fortis und RZB.

arvato services healthcare bietet dem Kunden alle gängigen Zahlungsmethoden an (Kreditkarte (VISA, MC, AMEX), Überweisung, Lastschrift, Scheck, Nachnahme). Er kann auswählen, welche für sein Geschäft implementiert werden sollen. Die Beträge werden auf den Debitorenkonten mit den offenen Posten zugeordnet, das Hauptbuch wird ebenfalls entsprechend gebucht.

Mahnwesen

Im Mahnwesen werden zur Fälligkeit nicht bezahlte Rechnungen und Rücklastschriften in einem mit dem Kunden abgestimmten (i.d.R. 3-stufigen) Mahnverfahren angemahnt. Der Mahnlauf erfolgt standardmäßig einmal pro Woche. Bei hohen Volumina oder speziellen Anforderungen des Kunden kann dies auch in anderen Rhythmen ausgeführt werden. Die Mahnungen gehen per Brief an die jeweiligen Kunden. Das genaue Mahnverfahren, sowie Layout und Inhalt/Texte der Mahnungen werden im Detail mit dem Kunden abgestimmt.

Im Anschluss an das Mahnverfahren können die säumigen Kunden mit einer Liefersperre versehen werden, so dass keine weiteren Lieferungen erfolgen, bis die ausstehenden Posten beglichen sind. arvato services healthcare verwaltet für seinen Kunden auf Wunsch auch Kreditlimits, die in SAP im Kundenstamm hinterlegt werden und Lieferungen an den Endkunden über seinen Kreditrahmen hinaus verhindern.

Konstantes Reporting

Zum Monatsabschluss werden verschiedene Reports erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt. Der Buchungsmonat kann nach Vorgaben des Kunden und somit seiner eigenen internen Buchungsperiode angepasst werden. Es werden Umsatz- und Steuerreports, AR Aging Liste, ggf. Skontoreport, sowie eine Abstimmung der Sachkontensalden mit dem Nebenbuch vorgenommen. Weitere Reports können auf Wunsch in das IT-System implementiert werden.

Synergieeffekte

Über das Debitorenmanagement hinaus bietet arvato services healthcare in Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen der arvato services-Gruppe weitere Finanzdienstleistungen an. Das Dienstleistungsportfolio umfasst Adressmanagement, Bonitätsprüfung, Marketing- und Risikoscoring, Inkasso sowie Forderungskauf/Factoring.