arvato services healthcare propose, dans le cadre de ses solutions globales, des services de recouvrement de créances, spécifiquement adaptés aux exigences du client et totalement intégré aux systèmes informatiques existants.

Des processus certifiés

Les processus définis par arvato répondent aux exigences élevées de la loi Sarbanes Oxley et des directives SAS 70. Ils ont été contrôlés au cours de plusieurs audits Sarbanes Oxley externes. arvato est en outre certifié PCI depuis 2 ans et répertorié sur le site internet VISA en tant que Payment Service Provider certifié.

Cela signifie que les processus définis conjointement avec le client, tout comme les systèmes, répondent aux exigences élevées des entreprises de cartes de crédit. arvato services healthcare est ainsi classée au niveau le plus élevé, soit Payment-Service Provider Level 1, et se doit par conséquent de satisfaire les exigences les plus strictes et subir les examens les plus rigoureux.

Recouvrement

Le recouvrement proposé par arvato services healthcare comprend la préparation des factures, l'enregistrement des encaissements, la gestion des comptes, le traitement des compensations avec les clients ou les banques, les relances ainsi que le reporting en fin de mois pour le client. La facturation est effectuée au nom et à la demande du client. Les factures comportent les coordonnées officielles indispensables du client. Leur présentation et leur contenu sont définis individuellement avec celui-ci.

Intégration optimale avec les banques internationales

arvato services healthcare collabore déjà avec de nombreuses banques internationales pour ses clients. Les comptes bancaires dédiés de nos clients sont détenus auprès de banques internationales dans les devises suivantes : EUR, USD, GBP, CHF, NOK, SEK, DKK, ZAR. La liaison avec les banques s'effectue soit par Multicash, soit via les outils de banque en ligne des banques respectives. Actuellement, arvato gère et comptabilise plus de 70 comptes bancaires pour ses clients dans les différentes devises. Ces banques sont notamment Commerzbank, Citibank, Bank of Ireland, Bank of America, ABN, Fortis et RZB.

arvato services healthcare propose à ses clients tous les moyens de paiement courants (carte de crédit (VISA, MC, AMEX), virement, avis de prélèvement, chèque, livraison contre remboursement). Le client peut choisir le mode qu'il souhaite mettre en place pour son activité. Les montants sont affectés aux comptes débiteurs et les enregistrements également effectués dans le grand livre.

Relances

Les factures impayées arrivées à échéance font l'objet d'une relance par une procédure définie avec le client (à trois niveaux en général). La procédure de relance a lieu normalement une fois par semaine. Si les volumes sont importants ou si le client a des exigences particulières, d'autres fréquences peuvent être définies. Les relances sont adressées par courrier aux clients respectifs. La procédure précise de relance, de même que la mise en page et le contenu/les textes sont définis avec le client.

Suite à la procédure de relance, les clients retardataires peuvent voir leurs livraisons bloquées, de façon à ce qu'aucune autre livraison n'ait lieu tant que les factures n'ont pas été compensées. arvato services healthcare gère également, si ses clients le souhaitent, les limites de crédit enregistrées dans SAP dans le fichier client. Ce processus permet de bloquer les livraisons au client final s’il dépasse son plafond de crédit.

Reporting continu

En fin de mois, les différents rapports sont établis et mis à la disposition du client. Le mois de comptabilisation peut être adapté selon les prescriptions du client et correspondre ainsi à sa période de comptabilité interne propre. Les rapports de chiffres d'affaires, d'imposition, les listes AR Aging (ancienneté des comptes débiteurs), le cas échéant les rapports d'escompte ainsi qu'un ajustement des soldes des comptes généraux avec le grand livre auxiliaire, sont effectués. D'autres rapports peuvent être mis en place dans le système informatique si le client le souhaite.

Utilisation des synergies de manière optimale

Au-delà du recouvrement, arvato services healthcare propose d'autres services financiers en collaboration avec d'autres entreprises du groupe arvato services. Le portefeuille de services comprend la gestion d’adresses, la vérification de la solvabilité, l’évaluation marketing et des risques, l'encaissement, la cession de créance/l'affacturage.